Como controlar o arquivo

Não basta arquivar todos os documentos, achando que a missão está cumprida. Se o arquivo não for mantido continuamente organizado, num instante estará novamente em desordem. Por isso, é recomendável fazer um controle dos documentos arquivados. Tudo deve ser registrado em um livro de controle, que é um índice de tudo que está arquivado. Além disso, fixa-se a "data de vencimento" de determinados documentos, ou seja, define-se o momento exato em que ele perderá seu valor.

O passo seguinte é controlar o fluxo de documentos como em uma biblioteca: localiza-se rapidamente quem está consultando o que, quando acessou os dados e o prazo para devolução. É boa idéia elaborar um manual com as normas de procedimento do arquivo e especificar onde cada tipo de documento deve ser guardado e quando ele não deve ser guardado.